大家好，我是正在实战各种 AI 项目的程序员晚枫。

想自动化，但不知道从哪开始？这一讲，我教你设计自动化工作流，从梳理到落地全流程。

工作流程梳理

第一步：列出日常工作

提示词：

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你是一名工作效率专家。
我是一名 [你的职位]，日常工作包括：
请帮我列出这个职位的典型日常工作：
1. 按频率分类（每天/每周/每月）
2. 标注哪些是重复性工作
3. 标注哪些适合自动化
输出表格格式。

示例输出（销售经理）：
| 工作 | 频率 | 重复性 | 可自动化 |
|------|------|--------|----------|
| 整理销售数据 | 每天 | 高 | ✅ |
| 发送日报 | 每天 | 高 | ✅ |
| 客户跟进 | 每天 | 中 | 部分 |
| 周报撰写 | 每周 | 高 | ✅ |
| 销售会议 | 每周 | 中 | 部分 |
| 月度报表 | 每月 | 高 | ✅ |
| 客户合同 | 不定期 | 高 | ✅ |

第二步：绘制流程图

提示词：

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你是一名流程设计师。
我有以下工作流程：[描述工作流程]
请帮我绘制流程图：
1. 用文字描述每个步骤
2. 标注决策点（是/否分支）
3. 标注输入和输出
4. 标注哪些步骤可以自动化
用 Mermaid 格式输出，方便我可视化。

第三步：识别自动化机会

评估标准：
| 标准 | 说明 | 权重 |
|------|------|------|
| 重复性 | 是否重复执行 | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 规则明确 | 是否有明确规则 | ⭐⭐⭐⭐ |
| 数据量 | 处理数据量大小 | ⭐⭐⭐ |
| 错误率 | 人工操作错误率 | ⭐⭐⭐ |
| 时间消耗 | 单次耗时 | ⭐⭐⭐ |

提示词：

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你是一名自动化专家。
我有以下工作流程：[描述工作流程]
请帮我分析：
1. 哪些步骤适合自动化（按优先级排序）
2. 每个步骤的自动化难度（低/中/高）
3. 预估自动化后的效率提升
4. 推荐使用的工具
输出表格格式。

工具选择指南

根据场景选工具

场景推荐工具理由
Excel 处理ChatExcel、Excel AI专业、简单
文档写作WPS AI、Notion AI中文好、集成
PPT 生成Gamma、WPS AI设计感好
跨应用集简云、HiFlow应用多、国内快
批量处理Python+AI灵活、强大

选择原则

  1. 先简单后复杂：能用现成工具，不自己开发
  2. 先核心后边缘：优先自动化最耗时的部分
  3. 先试点后推广：先在一个场景试点，成功后再推广

提示词：

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你是一名自动化工具专家。
我有以下自动化需求：[描述需求]
预算：[免费/付费]
技术能力：[零基础/有点基础/熟练]
时间要求：[紧急/不急]
请推荐最适合的工具：
1. 推荐 2-3 个工具
2. 说明每个工具的优缺点
3. 给出选择建议

落地实施步骤

第一步：小范围试点

选择试点场景的标准：

  • 高频重复
  • 规则明确
  • 影响范围小
  • 容易衡量效果

第二步：配置和测试

配置清单：

  • 工具账号注册
  • 权限配置
  • 流程配置
  • 数据对接
  • 异常处理

测试清单：

  • 正常流程测试
  • 异常情况测试
  • 边界条件测试
  • 性能测试

提示词（生成测试用例）：

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你是一名测试工程师。
我有以下自动化流程：[描述流程]
请帮我生成测试用例：
1. 正常流程测试用例（3-5 个）
2. 异常情况测试用例（3-5 个）
3. 边界条件测试用例（2-3 个）
输出表格格式，包含测试步骤和预期结果。

第三步：上线和监控

上线检查清单：

  • 所有测试通过
  • 相关人员培训
  • 异常处理流程
  • 监控和日志
  • 回滚方案

监控指标：

  • 执行成功率
  • 平均执行时间
  • 异常次数
  • 节省时间

第四步：优化和迭代

优化方向：

  • 提升执行速度
  • 降低错误率
  • 扩展功能
  • 用户体验

提示词：

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你是一名流程优化专家。
我有以下自动化流程，已运行 1 个月：
执行情况：
- 总执行次数：500 次
- 成功次数：480 次
- 失败次数：20 次
- 平均执行时间：2 分钟
问题反馈：
1. 偶尔会超时
2. 某些特殊情况处理不了
请帮我分析优化点，给出改进建议。

完整案例：销售自动化

背景

  • 公司：某 SaaS 公司
  • 团队：10 人销售团队
  • 痛点：每天花 1 小时整理销售数据、周报撰写耗时、客户跟进记录混乱

解决方案

自动化流程 1：销售数据自动汇总

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定时触发（每天 18 点）→ 获取 CRM 销售数据 → 汇总到 Excel → 生成日报 → 发送钉钉通知

自动化流程 2：周报自动生成

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定时触发（每周五 17 点）→ 获取本周销售数据 → AI 生成周报内容 → 发送到邮箱 → 人工审核后发送

自动化流程 3：客户跟进提醒

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CRM 客户状态变更 → 判断是否需要跟进 → 创建飞书待办 → 到期发送提醒

实施效果

  • 日报时间：1 小时 → 5 分钟
  • 周报时间：2 小时 → 15 分钟
  • 客户跟进遗漏：每周 5 次 → 0 次

本讲作业

  1. 梳理你的工作流程（列出你的日常工作，用 AI 分析哪些适合自动化，选择 1 个作为试点）
  2. 设计自动化方案（绘制流程图，选择工具，配置和测试）
  3. 实施和反馈（上线自动化流程，运行 1 周，记录效果和反馈）

下一步

👉 第十二讲：毕业项目与变现

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