大家好，我是正在实战各种 AI 项目的程序员晚枫。

文档太多，管理太乱？这一讲，我教你文档自动化，批量生成、自动归档，效率提升 10 倍。

批量生成文档

场景 1：批量生成合同

问题：有 50 个客户需要签合同

提示词：

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你是一名专业助理。
我有以下客户数据：[粘贴 Excel 数据]
合同模板：[粘贴合同模板]
请帮我为每个客户生成一份合同：
- 替换客户信息
- 替换合同金额
- 替换服务期限
- 输出为独立文档
输出格式：每个合同的完整内容，标注文件名。

场景 2：批量生成报价单

提示词：

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你是一名专业助理。
我有以下产品报价数据：[粘贴 Excel 数据]
报价单模板包含：
- 客户名称
- 产品列表（名称、数量、单价、小计）
- 总计金额
- 报价有效期
- 联系方式
请为每个客户生成一份报价单，格式规范，方便复制到 Word。

场景 3：批量生成邀请函

提示词：

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你是一名专业助理。
我需要为 50 个客户生成会议邀请函。
会议信息：
- 会议名称：2026 产品发布会
- 时间：2026 年 3 月 15 日 14:00
- 地点：北京市朝阳区 XX 酒店
- 联系人：张三 138xxxxxxx
客户数据：[粘贴 Excel 数据]
请为每个客户生成一份邀请函，语气正式友好，每份 200 字左右。

文档模板管理

创建模板库

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文档模板库/
├── 合同模板/
│   ├── 技术服务合同.docx
│   ├── 劳动合同.docx
│   └── 保密协议.docx
├── 报告模板/
│   ├── 周报模板.docx
│   ├── 月报模板.docx
│   └── 述职报告模板.docx
├── 商务文档/
│   ├── 报价单模板.docx
│   ├── 邀请函模板.docx
│   └── 通知模板.docx
└── PPT 模板/
    ├── 工作总结 PPT.pptx
    ├── 产品介绍 PPT.pptx
    └── 融资路演 PPT.pptx

用 AI 优化模板

提示词：

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你是一名专业文档设计师。
我有以下文档模板：[粘贴模板内容]
请帮我优化：
1. 格式规范化
2. 语言专业化
3. 添加占位符（如 [客户名称]、[日期]）
4. 添加使用说明
输出优化后的模板。

自动归档和命名

文件命名规范

建议格式：日期_文档类型_客户名称_版本.docx
示例：

  • 20260302_合同_XX 公司_v1.docx
  • 20260302_周报_销售部_2026W09.docx
  • 20260302_报价单_XX 公司_v2.docx

用 AI 生成文件名

提示词：

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你是一名专业助理。
请根据以下信息生成规范的文件名：
文档类型：合同
客户名称：北京 XX 科技有限公司
日期：2026 年 3 月 2 日
版本：第 1 版
文件名格式：日期_文档类型_客户名称_版本.docx

AI 返回：

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20260302_合同_北京 XX 科技有限公司_v1.docx

自动归档流程

用集简云配置：

  1. 触发器："新文件保存到文件夹"
  2. 动作："重命名文件"
  3. 动作："移动到归档文件夹"

提示词：

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帮我设计一个文档自动归档流程：
1. 监控"待归档"文件夹
2. 当有新文件时：
   - 读取文件内容
   - 识别文档类型和客户名称
   - 生成规范文件名
   - 重命名文件
   - 移动到对应归档文件夹
归档文件夹结构：合同/2026/03/、报告/2026/03/、报价单/2026/03/
请给出详细的流程配置步骤。

文档搜索和检索

建立文档索引

用 Excel 建立索引：

文件名文档类型客户名称日期存放位置备注
20260302_合同_XX 公司_v1.docx合同XX 公司2026-03-02合同/2026/03/技术服务

用 AI 生成索引

提示词：

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你是一名专业助理。
我有以下文档列表：[列出所有文档]
请帮我生成一个 Excel 索引表格，包含：
- 文件名
- 文档类型
- 客户名称
- 日期
- 存放位置
- 备注
输出 CSV 格式，方便我导入 Excel。

本讲作业

  1. 批量生成文档（准备 5 个以上客户数据，用 AI 批量生成合同/报价单/邀请函）
  2. 创建模板库（整理现有文档模板，用 AI 优化模板，建立模板库结构）
  3. 设计归档流程（设计文件命名规范，用 AI 生成文件名，配置自动归档流程）

下一步

👉 第十讲：AI 连接各种应用

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